Funciones
La Secretaría Municipal tiene como objetivo otorgar carácter cierto y oficial a los actos municipales y otros que la Ley le encomiende y velar por la guarda y conservación de protocolos y archivos oficiales del municipio; así como, aportar el adecuado apoyo administrativo necesario para el formal y cabal cumplimiento de las decisiones alcaldicias, materializadas a través de los actos administrativos municipales.
Son funciones de la Secretaría Municipal:
a) Dirigir las actividades de la secretaría administrativa del(la) alcalde(sa) y del Concejo Municipal;
b) Desempeñarse como Ministro de Fe en todas las actuaciones municipales.
c) Recibir, mantener y tramitar, cuando corresponda, la declaración de intereses establecida por la Ley 18.575;
d) Llevar los registros municipales a que se refiere la Ley 19.418, sobre Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias; asi como, Asociaciones y Corporaciones de derecho público.
e) Remitir los antecedentes registrales al Servicio del Registro Civil en la oportunidad legalmente prevista en la Ley N°20.500.
f) Desempeñar las funciones de secretario(a) del Concejo Municipal
g) Desempeñar el rol de vínculo administrativo permanente entre el municipio y el Consejo Comunal de las Organizaciones de la Sociedad Civil;
h) Refrendar y transcribir las resoluciones del(la) alcalde(sa) y los acuerdos del Concejo Municipal, debiendo velar por el correcto y más estricto apego a las instrucciones y decisiones de dichas autoridades.
i) Administrar el sistema de recepción, tramitación, derivación, despacho y archivo de la documentación dirigida a la institución, proveniente de organismos públicos o privados, personas naturales o jurídicas.
j) Administrar el sistema de registro y numeración de los actos administrativos del(la) alcalde (sa) y sus delegaciones, de acuerdo a lo prescrito en el art. 12 de la Ley N°18.695 (ordenanzas, reglamentos municipales, decretos alcaldicios e instrucciones).
k) Generar los mecanismos que permitan el ejercicio del derecho ciudadano al reclamo y a la información, estableciendo y administrando un sistema transparente y eficiente de comunicación entre los habitantes de la comuna y el municipio.
l) Habilitar, mantener y administrar los mecanismos e instrumentos necesarios que permitan hacer efectivo el derecho que cada persona tiene a solicitar, acceder y recibir información que obre en poder del municipio, de acuerdo a lo estipulado en la Ley 20.285, sobre Acceso a la Información Pública.
m) Habilitar, mantener y administrar los mecanismos e instrumentos necesarios que permitan dar cumplimiento a la Ley 20.730, que regula el lobby y las gestiones que representen intereses particulares ante las autoridades y funcionarios municipales.
n) Informar trimestralmente a la Administración Municipal los principales aspectos de su gestión programática, presupuestaria, del recurso humano, sobre la administración y ejecución de las políticas públicas relacionadas con la comunidad, y los servicios entregados.
o) Velar por el adecuado cumplimiento de los objetivos la gestión y ejecución de las políticas, planes y programas del municipio.
p) Ejercer permanente control de calidad respecto de las funciones que la Ley y este Reglamento ha puesto en su competencia, velando por la mejora continua de los procesos y gestión municipal en relación con la visión y misión institucional.
La Secretaría Municipal desempeñará sus mandatos a través de la Oficina de Partes y Archivo, y de la Oficina de Acceso a la Información Pública (Ley de Transparencia; Declaración de Intereses y Patrimonio; Ley de Lobby, y Sistema de Informaciones Reclamos y Sugerencias); y dependerán de ella directamente, las funciones de Registro de Personas Jurídicas, de Coordinación Concejo Municipal y de Coordinación Administrativa con el Consejo Comunal de la Sociedad Civil.
Oficina de Partes y Archivos. Dependerá directamente del(la) Secretario(a) Municipal, y a ella corresponde llevar el ordenamiento de las resoluciones alcaldicias y delegadas, dar fecha cierta a las mismas, despachar y notificar tales a las distintas unidades y funcionarios municipales; y, generar las condiciones generales de custodia y archivo de las actuaciones ya indicadas, propendiendo a mantener toda la información fundante y pertinente a una resolución alcaldicias, por otra parte, la Oficina de Acceso a la Información Pública deberá coordinar y facilitar la entrega de información a la comunidad, a través de las diversas plataformas y medios presenciales de que la institución y la Ley ha dispuesto para ello.
Organización
Secretaria Municipal: Jimena Lauria Tapia.
Secretaria: Danae Andrade Rojas.
Oficina de Partes y Archivo
Jefe: Leandro Méndez Hernández. Fono: 228299080
Oficina de Acceso a la Información Pública
Coordinadora: Ivonne Hidalgo Mena. Fono: 228299089
Coordinación de Concejo Municipal
Coordinadora: Karen Guzmán. Fono: 224823951
Javiera Carrera 736, El Bosque.
