Funciones

La Dirección de Administración y Finanzas, tendrá como objetivo procurar la máxima eficiencia en la obtención y manejo de recursos económicos mediante la administración eficaz de la actividad financiera, contable y presupuestaria de la Municipalidad de El Bosque.

Serán funciones de la Dirección de Administración y Finanzas, las siguientes:
a) Asesorar al alcalde en la administración financiera de los bienes municipales, para lo cual le corresponderá específicamente:
1.- Estudiar, calcular, proponer y regular la percepción de cualquier tipo de ingresos municipales.
2.- Colaborar con la Secretaría Comunal de Planificación en la elaboración del presupuesto Municipal.
3.- Visar los decretos de pago.
4.- Llevar la contabilidad municipal en conformidad con las normas de la contabilidad nacional y con las instrucciones que la Contraloría General de la República imparta al respecto.
5.- Controlar la gestión financiera de las empresas municipales.
6.- Efectuar los pagos municipales, manejar la cuenta bancaria respectiva y rendir cuentas a la Contraloría General de la República.
7.- Recaudar y percibir los ingresos municipales y fiscales que correspondan.
b) Informar trimestralmente al concejo municipal sobre el detalle mensual de los pasivos acumulados desglosando las cuentas por pagar por el municipio y las corporaciones municipales. AI efecto, dichas corporaciones deberán informar a esta unidad acerca de su situación financiera, desglosando las cuentas por pagar.
c) Mantener un registro mensual, el que estará disponible para conocimiento público, sobre el desglose de los gastos del municipio. En todo caso, cada concejal tendrá acceso permanente a todos los gastos efectuados por la municipalidad.
d) Remitir a la Subsecretaria de Desarrollo Regional y Administrativo del Ministerio del Interior, en el formato y por los medios que ésta determine y proporcione, los antecedentes a que se refieren las letras b) y c) precedentes. Dicha Subsecretaría deberá informar a la Contraloría General de la República, a lo menos semestralmente, los antecedentes señalados en la letra b) antes referida.
e) El informe trimestral y el registro mensual a que se refieren las letras b) y c) deberán estar disponibles en la página web del municipio.
f) Colaborar activamente con la Secretaría Comunal de Planificación en la proposición de las modificaciones, suplementos o movimientos de carácter presupuestario, en conformidad a la Ley e instrucciones técnicas correspondientes.
g) Preparar los estados presupuestarios, financieros y balances de acuerdo a las normas vigentes.
h) Llevar el registro digital de todos los movimientos e instancias de ingresos y de gastos de los sistemas de contabilidad gubernamental, en conformidad con las instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República;
i) Gestionar y velar por el pago oportuno de los compromisos municipales.
j) Controlar la gestión financiera de los servicios traspasados de Educación y Salud Municipal.
k) Mantener actualizado el presupuesto anual, el plan financiero, y el plan de compras anual.
l) Elaborar y actualizar permanentemente el balance de ejecución presupuestaria.
m) Confeccionar el balance presupuestario y patrimonial anual de la municipalidad, proporcionando los estados e informes contables que se requieran.
n) Mantener el registro y control de la documentación que dé origen a obligaciones financieras de la Municipalidad para con terceros y de éstos con aquélla.
ñ) Refrendar todo ingreso y egreso municipal ordenado por decreto alcaldicio, a través de su imputación en los ítems presupuestarios que corresponda; y confeccionar los decretos de pago.
o) Supervigilar y coordinar la función de seguridad interna de los recintos municipales, de los que disponga el municipio a cualquier título. De acuerdo a las disposiciones contenidas en el Plan de Seguridad aprobado por la autoridad competente.
0) Gestionar y coordinar directamente las acciones de cobro de derechos municipales.
p) Mantener supervigilancia directa y centralizada de las conciliaciones bancarias de todas las cuentas municipales, incluidas las de las áreas de Educación y Salud.
q) Informar trimestralmente a la Administración Municipal los principales aspectos de su gestión programática, presupuestaria, del recurso humano, sobre la administración y ejecución de las políticas públicas relacionadas con la comunidad, y los servicios entregados.
r) Velar por el adecuado cumplimiento de los objetivos la gestión y ejecución de las políticas, planes y programas del municipio.
s) Ejercer permanente control de calidad respecto de las funciones que la Ley y este Reglamento ha puesto en su competencia, velando por la mejora continua de los procesos y gestión municipal en relación con la visión y misión institucional.

Forman parte de la Dirección de Administración y Finanzas, los Departamentos de Contabilidad y Presupuesto; Tesorería Municipal; Contratos y Suministros; de Rentas; y de Servicios Generales, además de las Oficinas de Cobranzas y de Seguridad Interna que dependerán directamente de la Dirección.

Departamento de Contabilidad y Presupuesto. Deberá registrar y mantener actualizada la contabilidad municipal, en conformidad con las normas de la contabilidad gubernamental y con las instrucciones que al respecto imparta la Contraloría General de la República; colaborar junto con la Secretaria Comunal de Planificación en el manejo del presupuesto anual de ingresos y egresos, sus modificaciones, ajustes y traspasos, en conformidad a las normas reglamentarias vigentes; refrendar internamente, imputando a los ítems presupuestarios que corresponda, todo ingreso y egreso municipal ordenado en los decretos alcaldicios; confeccionar los decretos de pago con la imputación de acuerdo a la naturaleza del gasto, revisando los documentos de respaldo; elaborar estados y/o informes respecto de la ejecución presupuestaria; mantener actualizado el valor del activo y pasivo de la municipalidad, en conformidad a los inventarios del patrimonio municipal; efectuar las órdenes de pago de las liquidaciones de remuneraciones del personal; y, mantener actualizada la información sobre las disponibilidades presupuestarias, emitiendo informes periódicos que sirvan de base para la toma de decisiones. Además, deberá llevar estricto análisis y control periódico de las cuentas de balances, la identificación de saldos de las mismas, y su composición exacta, debiendo tomar medidas correctivas y de mejoramiento pertinentes, de manera directa.

Departamento de Tesorería Municipal. Tiene como objetivo optimizar la recaudación de los ingresos, hacer efectivo los egresos municipales, ejecutar los pagos, custodiar los valores, garantías y los fondos recibidos en administración, disponiendo todas las acciones necesarias para la verificación de los antecedentes y/o documentos puestos en su custodia, manejar las cuentas corrientes bancarias municipales, mantener el registro y control de los documentos que hayan dado origen a imputaciones contables y sus respectivos respaldos (archivo decretos de pago), velando en todas esas actividades, por el cumplimiento de las instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República.

Departamento de Contratos y Suministro. Tiene como objetivo proveer oportunamente los bienes y servicios que el municipio requiere para su funcionamiento y aquellos que se requieren para la implementación de los programas y proyectos destinados a satisfacer las necesidades de la comunidad local. Serán sus funciones: administrar el Sistema de Compras Públicas a través del Portal Mercado Público; adquirir los bienes y servicios, aplicando los mecanismos de compra establecidos en la Ley 19.886; publicar en el Portal Mercado Público las licitaciones públicas y privadas y las contrataciones directas cuando procedan; evaluar el mecanismo legalmente adecuado para cada tipología de adquisición de suministros y servicios; enviar a pago las facturas que correspondan a las órdenes de pago; convocar a las Comisiones Evaluadoras, cuando corresponda; preparar, en coordinación con la Dirección de Asesoría Jurídica y la Secretaría Municipal, los decretos que aprueban base y los que adjudican o declaran desiertos los procesos de compra; la elaboración del plan anual de compras; mantener archivos actualizados de solicitudes y órdenes de compra. Todo ello, en el ámbito no contenido en el subtítulo 31 de la Ley de Presupuesto, materia de competencia privativa de la Secretaria Comunal de Planificación (artículo 28 de este Reglamento).

Departamento de Rentas Municipales. Tendrá como funciones mantener actualizados los registros y roles de las patentes comerciales, de los permisos de propaganda, de los comerciantes que desarrollan su actividad en la vía pública y de toda actividad de particulares que den origen al pago de un derecho municipal; girar los derechos municipales que correspondan; y participar en la elaboración y/o modificaciones de las ordenanzas municipales que den origen al cobro de derechos municipales de cualquier naturaleza.

Departamento de Servicios Generales. Tendrá a su cargo, la correcta y oportuna administración de recintos municipales, gestionando los gastos de consumos básicos pertinentes, y debiendo velar por su mantención preventiva y correctiva permanente, permitiendo el correcto uso de las mismas, y las mejores condiciones para los funcionarios/as que en ellos se desempeñan; velar de manera permanente, por la provisión de las mejores condiciones de infraestructura y ambientales de trabajo para los(as) funcionarios(as), para el adecuado desempeño de sus funciones al interior de los recintos municipales; disponer las medidas necesarias para el oportuno y eficiente apoyo en la ejecución de actividades de difusión que se ejecuten directamente en la comunidad, velar por el eficiente, seguro y oportuno traslado de funcionarios(as) en el desempeño de sus funciones, de acuerdo a la naturaleza de las mismas; supervisar, controlar, prevenir y reparar el equipamiento, máquinas e infraestructura en general de la municipalidad.
Especial cuidado deberá disponer en la supervigilancia permanentemente el cumplimiento de las normas que regulan el uso de los vehículos que el municipio detente a cualquier título, que sean de competencia municipal, sin perjuicio de las facultades que correspondan a la Contraloría General de la República al respecto.